BIBLIOTHECA CLOUD LIBRARY APPLICATION SERVICES
PRIVACY POLICY
(Revised 10/22/2019)
bibliotheca Group GmbH ("bibliotheca", "we", "us" or "our") is committed to protecting the privacy of our clients and users of our bibliotheca Cloud Library (“cloudLibrary”) app ("App"). When you use your bibliotheca cloudLibrary App to discover, borrow, read, or listen to books or other digital content, certain information is shared with bibliotheca and others to make this a useful tool for you. This Policy is intended to help you understand the ways that your information may be collected and used when you use the bibliotheca cloudLibrary application services ("Services"). By indicating that you have “Read” the Privacy Policy or that you “Agree” to the terms of the Privacy Policy you are giving consent to the collection, use and disclosure of your information as described in this policy.
Bibliotheca LLC as part of bibliotheca Group GMBH, complies with the EU-U.S. Privacy Shield Framework and the Swiss-U.S. Privacy Shield Framework as set forth by the U.S. Department of Commerce regarding the collection, use, and retention of personal information transferred from the European Union and the United Kingdom and Switzerland to the United States in reliance on Privacy Shield. Bibliotheca LLC has certified to the Department of Commerce that it adheres to the Privacy Shield Principles with respect to such information. If there is any conflict between the terms in this privacy policy and the Privacy Shield Principles, the Privacy Shield Principles shall govern. To learn more about the Privacy Shield program, and to view our certification, please visit https://www.privacyshield.gov/.
We want to provide a safe and secure user experience. We will ensure that the information you submit to us, or which we collect is only used for the purposes set out in this policy.
Through this Privacy Policy we aim to inform you about the types of personal
data we collect from users, the purposes for which we use the data and the ways
in which the data is handled. We also aim to satisfy the obligation of
transparency under the EU General Data Protection Regulation 2016/679 ("GDPR")
and national laws implementing GDPR.
For the purpose of this Privacy Policy the Joint Data Controller of personal
data is bibliotheca and our contact details are set out in the Contact Us section
at the end of this Privacy Policy. References in this Privacy Policy to our Group
of companies is to the parent company of bibliotheca, bibliotheca Group GmbH
and to other trading subsidiaries of the bibliotheca Group.
1. Changes to this Policy
Bibliotheca reserves the right to update or modify this Policy, at any time by posting the revised version of this Policy at this site and/or in an updated version of the App. We may notify you of changes or amendments made to the Policy via a notification in the App or website at any time. Your ability to continue using the App or our services may require agreement to updated terms at any time.
2. How we use your Personal Information
The information you provide will be kept confidential. We will hold, use and disclose your personal information for our legitimate business purposes including:
A. to identify you and authenticate your use when you use our Services;
B. to provide our Services to you as a user, including enhancing your user experience;
C. to notify you about changes to our Services or App;
D. to fulfil contractual obligations with our clients;
E. to provide further Services to you by sharing your personal information with other companies within our Group of companies as well as trusted third parties. Further details about this are set out in the separate section below on Sharing your Personal Information; and
F. to release personal information to regulatory or law enforcement agencies, if we are required or permitted to do so.
3. What information is collected and how is it used?
Login Information. We use the identification information you have received from your library or company when you log in to the Services to create your bibliotheca cloudLibrary account, bibliotheca transmits this identification information to your library or company to validate your account. We may also use this information to contact you, your library or company regarding your account. We may also use this information to troubleshoot any issues you are experiencing with your account.
Email Address. When you opt-in to notifications via email, we use this email address to send you information regarding holds you have placed on items in our service. The email address and the hold notification are sent to our Privacy Shield certified emailing service, SendGrid. To ensure reliable transmission of emails we store a copy of the email for up to 7 days in the event that it needs to be re-sent. We may use this email address to contact you regarding your use of our service, rectify an issue with your account or to provide you notices we deem necessary for your continued use of our services.
Transaction History and Reading Progress. When you use our Services, we store information about transactions (For example, borrowed, held, suggested, renewed, book rating and returned books) within our Services or other bibliotheca Services. When you read or listen to books we retain your reading progress. We store this information on our servers so that you can access this information from other devices.
Bookmarks and Notes. When you create Bookmarks or Notes using the App, they are stored on our servers so that you can access them from other devices. Bibliotheca does not share this information with 3rd parties. Bibliotheca will access the content of your Bookmarks only as necessary to verify compliance with the Terms of Service and as required by applicable law.
Location Information. By default, our Services do not collect, use or store the location of your mobile device. If you opt-in or enable an App feature or setting requiring geolocation information, your location will be transmitted to provide the features that require the location information. Your location information for these purposes is solely used to provide the specific features requiring the information. You may opt-out of these application features at any time.
Usage Data. Our Android and iOS mobile apps collect anonymous information relating to the performance of the App, such as application crashes. Bibliotheca uses diagnostic services like Crashlytics, a business division of Google Inc., and New Relic to provide our mobile application developers with information about the functioning of publicly released and beta versions of our mobile applications. This information includes, but is not limited to, device state information, unique device identifiers, device hardware and OS information, information relating to how an application functions, and the physical location of a device at the time of a crash or error event. If you do not wish to share this information you may opt-out of it in the Settings of the App.
Adobe Digital Rights Management. (DRM) Adobe DRM may be used for the protection of publisher content. For content protected by Adobe DRM, Adobe will collect End User Data for DRM functionality and that data will be transmitted to Adobe directly. The specific End User Data which will be collected and transmitted to Adobe directly, and how the data will be used, is described in detail in the Adobe RMSDK Privacy Policy http://www.adobe.com/privacy/policies-business/adobe-rmsdk.html. Bibliotheca disclaims any liability for the collection and use of End User Data by Adobe.
IP Address. An Internet Protocol (IP) address (a number that is automatically assigned to your computer or device when you use the Internet, and which may vary from session to session) is transmitted to our Servers when you use our services. We may store this information on our servers for up to 1 year. We may use this information for business purposes, such as customer service, fraud prevention, ensuring the security of our services, market research, improving our products and services, and for historical, statistical or scientific purposes.
Cookies and Similar Technologies. “Cookies” are small pieces of information that are stored on your hard drive or in device memory. We link the information we store in Cookies to the login information you submit while on our site. We may use both session Cookies (which expire once you close your web browser) and persistent Cookies (which stay on your computer until you delete them) to provide you with a more personal and interactive experience on our website.
You may also set your browser to block all cookies, including cookies associated with our services, or to indicate when a cookie is being set by us. However, it’s important to remember that many of our services may not function properly if your cookies are disabled. For example, we may not remember your language preferences.
How we use Cookies and Similar Technologies:
We use information collected from cookies and similar technologies to improve your user experience and the overall quality of our services. One of the similar technologies we use to do this in our services is Google Analytics.
As an example, by saving your language preferences in a Cookie, we’ll be able to have our services appear in the language you prefer for your session or subsequent sessions.
Google Analytics is Google’s analytics tool that helps website and app owners to understand how their visitors engage with their sites and services. It may use a set of cookies to collect information and report website usage statistics without personally identifying individual visitors to Google.
Read the Google Analytics privacy document for more details about the data collected by Google Analytics.
Service and Support. In addition to the above, bibliotheca and its service providers may access your book lending history and the details of the transactions made with our services in the course of servicing and maintaining the Services.
Patron Registration. Patron registration with your library may be available in the cloudLibrary Application. In the event you register with your library using a cloudLibrary Application you may be providing personally identifiable information (name, address, date of birth, email etc.) that will be transmitted from bibliotheca’s servers to your library. If an email address is provided, bibliotheca may use this email address to complete the registration process. Bibliotheca does not store any patron registration data transmitted to your library. Bibliotheca disclaims any liability for the collection and use of this data by your Library service, its partners or affiliates.
4.
The
Legal Basis for Processing your Personal Information
The main
grounds that we rely upon in order to process personal information of our users
are the following:
(a) Necessary for entering into, or performing, a contract –
in order to
perform obligations that we undertake in providing a service to you, or in
order to take steps at your request to enter into a contract with us, it will
be necessary for us to process your personal data;
(b) Necessary for compliance with a legal obligation – we are subject to
certain legal requirements which may require us to process your personal data.
We may also be obliged by law to disclose your personal data to a regulatory
body or law enforcement agency;
(c) Necessary for the purposes of legitimate interests – either we, or a
third party, will need to process your personal data for the purposes of our
(or a third party's) legitimate interests, provided we have established that
those interests are not overridden by your rights and freedoms, including your
right to have your personal data protected. Our legitimate interests include
responding to requests and enquiries from you or a third party, optimising our
website and customer experience, informing you about our products and services
and ensuring that our operations are conducted in an appropriate and efficient
manner;
(d) Consent – in some circumstances, we may ask for your consent to process your personal data in a particular way.
5. How we share your Personal Information
In certain circumstances we will share your personal information with other parties.
We may share your login information (patron identifier), email address (for hold notifications) and book transaction history with the library that you are a member of upon their request or via our services that they have entered into contract with us to use. Your member library uses this information to keep their systems up to date and accurate.
We may share your patron identifier and book transaction history with 3rd parties at the request of your local library system. The purpose of sharing this data is for catalog integration, library app integration and other systems the library may need access to, so as to service your account. “
Your library may be subscribed to book recommendation services. We may share your book transaction history with our services with these book recommendation services. Book recommendations are enabled by your member library and your book transaction history is sent without your patron identifier to the book recommendation service.
If you would like to request a listing of all 3rd parties that we share your personal information with, you can contact us via the information provided at the end of this policy.
6. Transfer of Information outside the EEA
Under the General Data Protection Regulation, we are required to tell you if we transfer or intend to transfer information which we hold on you to countries outside the European Economic Area ("EEA"). We currently transfer such information outside the EEA in the following circumstances:
(a) where you have registered or subscribed to the Services, to members of our Group of companies operating in countries outside the EEA to enable them to inform you of changes or enhancements to the Site or the products or services which we offer; and
(b) to servers which are currently located in the USA, but which may in the future be located in another country outside the EEA.
We apply equal rigor to the security of data held and processed by us or on our behalf outside of the EEA. We have taken steps to ensure that our subsidiaries and affiliates and those who process data on our behalf enter into the standard contractual clauses approved by the European Commission, to safeguard the personal information which is transferred to and from the European Economic Area and beyond.
As some of our servers are located in the USA, transfer of all our data outside the EEA is necessary to enable us to operate the Site. To the extent that any personal information is provided to third parties outside the EEA, or who will access the information from outside the EEA, we take steps to ensure that approved safeguards are in place, such as the approved standard contractual clauses or the EU/US Privacy Shield.
7.
Trusted
Third Parties
We will only share
your personal information with trusted third parties where we have retained
them to provide services that you have requested or for our legitimate business
purposes, such as IT or professional support services.
8. Regulatory and Law Enforcement Agencies
As noted above, if we receive a request from a regulatory body or law enforcement agency, and if permitted under GDPR and other laws, we may disclose certain personal information to such bodies or agencies.
9. New Business Owners
If we or our business merges with or is acquired by another business or company, we will share your personal information with the new owners of the business or company and their advisors.
10. How Long We Will Hold Your Information
We will retain your personal information for the time necessary to provide the Services we perform for you or stated by the purposes outlined in this Privacy Policy.
Unless stated otherwise in this policy to be a shorter period, we will retain your information for the duration of your library’s or company’s contract with us. In the event of your library or company leaving and then returning to our service and entering into an agreement that requests user data be restored to its previous state we may retain this data in its original form, or in secure archives (backups) for up to an additional 7 years. At this time or prior we will either anonymize or delete it.
If you wish your data to be anonymized prior to the expiration of this period, we will anonymize your data upon request or upon the request of your library or company. You can use the Contact information at the end of this policy to make your request. Anonymizing data will remove your email address and anonymize the login information you used to access the system.
11. Security
We respect your information and have put in place measures to ensure the security of the information we collect and store about you. We are committed to protecting your personal data from unauthorised disclosure and/or access including through the use of network and database security measures (though these cannot always guarantee the security of any data which is collected and stored).
12. Children and Parents
The Services are not intended or permitted for use by persons under 13 years of age without the explicit consent of a parent or guardian. Bibliotheca does not knowingly solicit or collect personal information from or about children through the Services except as permitted under applicable law. If your child has submitted personal information and you would like to request that such information be deleted from our records, you may do so contacting Bibliotheca's Cloud Library Business at the address below.
13. Internet based transfers
Given that the Internet is a global environment, using the Internet to collect and process personal data necessarily involves the transmission of data on an international basis. Unfortunately, the transmission of information via the internet is not completely secure. Although we will do our best to protect your personal data, we cannot guarantee the security of your data transmitted to our site via third party networks; any transmission is at your own risk. Once we have received your information, we will use strict procedures and security features to try to prevent unauthorised access.
14. For Citizens and Residents in the EEA - Your rights on the information we hold about you
You have certain rights in relation to personal information we hold about you. Details of these rights and how to exercise them are set out below. We will require evidence of your identity before we are able to act on your request.
i. Right of Access
You have the right at any time to ask us for a copy of the personal information about you that we hold. Where we have good reason, and if the GDPR permits, we can refuse your request for a copy of your personal information, or certain elements of the request. If we refuse your request or any element of it, we will provide you with our reasons for doing so.
ii. Right of Correction or Completion
If personal information we hold about you is not accurate, out of date or incomplete, you have a right to have the data rectified, updated or completed. You can let us know by contacting us by using any of the methods in the Contact Us section below.
iii. Right of Erasure
In certain circumstances, you have the right to request that personal information we hold about you is erased e.g. if the information is no longer necessary for the purposes for which it was collected or processed, or our processing of the information is based on your consent and there are no other legal grounds on which we may process the information.
iv. Right to object to or restrict processing
In certain circumstances, you have the right to object to our processing of your personal information by contacting us. For example, if we are processing your information on the basis of our legitimate interests and there are no compelling legitimate grounds for our processing which override your rights and interests. You also have the right to object to use of your personal information for direct marketing purposes.
v. You may also have the right to restrict our use of your personal information, such as in circumstances where you have challenged the accuracy of the information and during the period where we are verifying its accuracy.
vi. Right of Data Portability
In certain instances, you have a right to receive any personal information that we hold about you in a structured, commonly used and machine-readable format.
You can ask us to transmit that information to you or directly to a third-party organisation.
The above right exists only in respect of personal information that: you have provided to us previously; and is processed by us using automated means.
While we are happy for such requests to be made, we are not able to guarantee technical compatibility with a third-party organisation's systems. We are also unable to comply with requests that relate to personal information of others without their consent.
You can exercise any of the above rights by contacting us using any of the methods in the Contact Us section below.
Most of the above rights are subject to limitations and exceptions. We will provide reasons if we are unable to comply with any request for the exercise of your rights.
vii. Consent
To the extent that we are processing your personal information based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. You can do this by using the details in the Contact Us section below.
15. Complaints
If you are unhappy about our use of your personal information, you can contact us using the details below:
Email Address: compliance@bibliotheca.com
You have the right to lodge a complaint with a Supervisory Authority in your country or Member State. These can be found here: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
16. Contact Us - Further Information on Data Protection and Personal Privacy
If you have any enquiries or if you would like to contact us about our processing of your personal information, including to exercise your rights as outlined above, please contact us by any of the methods below.
When you contact us, you will be required to verify your identity.
For citizens or residents of the EEA you can email us at: compliance@bibliotheca.com with a required Subject of: Cloud Library Privacy Policy or write to us at: Attn: Data Protection Officer,Bibliotheca Cloud Library, Landmark House, Station Road, Cheadle Hulme, Stockport, SK8 6BQ
For other locations you can email us at:cloudsupport@bibliotheca.com with a required Subject of: Cloud Library Privacy Policy or write to us at: Bibliotheca Cloud Library, Attn: Cloud Library Privacy Policy, 403 Hayward Ave North, Oakdale, MN 55128
SERVICES APPLICATIFS BIBLIOTHÉCAIRES INFONUAGIQUES DE BIBLIOTHECA
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
(Révision : 22/10/2019)
Le groupe bibliotheca GmbH (« bibliotheca », « nous » ou « notre ») s’engage à protéger la confidentialité de nos clients et des utilisateurs de l’application (l’« application ») des services bibliothécaires (« cloudLibrary ») de bibliotheca. Quand vous utilisez votre application cloudLibrary de bibliotheca pour découvrir, emprunter, lire ou écouter des livres ou d’autre contenu numérique, certains renseignements sont partagés avec bibliotheca et d’autres entités pour que vous puissiez profiter d’un outil utile pour vous. La présente politique a pour but de vous aider à comprendre comment vos renseignements peuvent être recueillis et utilisés lorsque vous utilisez les services applicatifs cloudLibrary de bibliotheca (les « services »). En confirmant que vous avez « lu » la politique de confidentialité ou que vous « acceptez » les modalités de la politique de confidentialité, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements comme décrit dans la présente politique.
Bibliotheca LLC, faisant partie du groupe bibliotheca GMBH, respecte le cadre du bouclier de protection des données UE-États-Unis et le cadre du bouclier de protection des données Suisse-États-Unis comme indiqué par le département du Commerce des États-Unis relativement à la collecte, à l’utilisation et à la conservation des renseignements personnels transférés de l’Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse aux États-Unis sur la base du bouclier de protection. Bibliotheca LLC a certifié au département du Commerce qu’elle respectait les principes du bouclier de protection relativement à ces renseignements. En cas de conflit entre les modalités de la présente politique de confidentialité et les principes du bouclier de protection, les principes du bouclier de protection ont préséance. Pour en savoir plus sur le programme du bouclier de protection et pour voir notre certification, veuillez visiter la page https://www.privacyshield.gov/.
Nous voulons offrir aux utilisateurs une expérience sécuritaire. Nous nous assurons que les renseignements que vous nous soumettez ou que nous recueillons sont utilisés seulement aux fins énoncées dans la présente politique.
La présente politique de confidentialité vise à vous informer des types de
données personnelles que nous recueillons auprès des utilisateurs, des fins
auxquelles nous utilisons les données et des manières dont les données sont
traitées. Nous visons également à satisfaire l’obligation de transparence
imposée par le Règlement général sur la protection des données de
l’UE 2016/679 (le « RGPD ») et les lois nationales mettant en
œuvre le RGPD.
Aux fins de la présente politique de confidentialité, le coresponsable du
traitement des données personnelles est bibliotheca, et nos coordonnées
figurent dans la section Nous joindre qui se trouve à la fin de la présente
politique de confidentialité. Les mentions, dans la présente politique de
confidentialité, de notre groupe d’entreprises désignent la société mère de
bibliotheca, le groupe bibliotheca GmbH, et d’autres filiales commerciales
du groupe de bibliotheca.
1. Modifications apportées à la présente politique
Bibliotheca se réserve le droit de mettre à jour ou de modifier la présente politique à tout moment en publiant la version révisée de la présente politique sur le site ou dans une version mise à jour de l’application. Nous pouvons vous informer à tout moment des modifications apportées à la politique au moyen d’une notification dans l’application ou sur le site Web. Votre capacité à continuer d’utiliser l’application ou nos services peut nécessiter à tout moment que vous acceptiez les modalités mises à jour.
2. Utilisation de vos renseignements personnels
Les renseignements que vous fournissez demeurent confidentiels. Nous conservons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels à nos fins commerciales légitimes, y compris :
A. pour vous identifier et authentifier votre utilisation lorsque vous utilisez nos services;
B. pour vous fournir nos services, y compris pour améliorer votre expérience utilisateur;
C. pour vous informer des modifications apportées à nos services ou à notre application;
D. pour remplir nos obligations contractuelles envers nos clients;
E. pour vous fournir d’autres services en partageant vos renseignements personnels avec d’autres entreprises de notre groupe d’entreprises ainsi que des tiers de confiance (d’autres détails à ce sujet se trouvent dans la section Partage de vos renseignements personnels ci-dessous);
F. pour divulguer des renseignements personnels aux organismes d’application de la loi ou de la règlementation, si nous devons ou pouvons le faire.
3. Types de renseignements recueillis et leur utilisation
Renseignements de connexion. Nous utilisons les renseignements d’identification que vous avez reçus de votre bibliothèque ou de votre entreprise lorsque vous vous connectez aux services pour créer votre compte cloudLibrary de bibliotheca. bibliotheca transmet ces renseignements d’identification à votre bibliothèque ou entreprise pour valider votre compte. Nous pouvons également utiliser ces renseignements pour communiquer avec vous, votre bibliothèque ou votre entreprise au sujet de votre compte. Nous pouvons également utiliser ces renseignements pour tenter de régler vos éventuels problèmes avec votre compte.
Adresse de courriel. Lorsque vous choisissez de recevoir les notifications par courriel, nous utilisons cette adresse de courriel pour vous envoyer des renseignements concernant les articles que vous avez réservés grâce à notre service. L’adresse de courriel et la notification de réservation sont envoyées à notre service d’envoi de courriels certifié comme respectant notre bouclier de protection des données, SendGrid. Pour assurer la transmission fiable des courriels, nous stockons une copie du courriel pendant jusqu’à sept jours au cas où il doive être renvoyé. Nous pouvons utiliser cette adresse de courriel pour vous contacter au sujet de votre utilisation de notre service, pour corriger un problème avec votre compte ou pour vous fournir des avis que nous jugeons nécessaires pour votre utilisation continue de nos services.
Historique des transactions et progression de lecture. Lorsque vous utilisez nos services, nous stockons des renseignements concernant les transactions (par exemple, libres empruntés, réservés, suggérés, renouvelés, évalués et retournés) effectuées avec nos services ou d’autres services de bibliotheca. Lorsque vous lisez ou écoutez des livres, nous conservons votre progression de lecture. Nous stockons ces renseignements sur nos serveurs afin que vous puissiez accéder à ces renseignements à partir d’autres appareils.
Signets et notes. Lorsque vous créez des signets ou des notes dans l’application, ils sont stockés sur nos serveurs pour que vous puissiez y accéder sur d’autres appareils. Bibliotheca ne partage pas ces renseignements avec des tiers. Bibliotheca accède au contenu de vos signets seulement si nécessaire pour vérifier la conformité avec les modalités et si les lois applicables l’exigent.
Renseignements sur la position. Par défaut, nos services ne recueillent, n’utilisent et ne stockent pas la position de votre appareil mobile. Si vous choisissez d’utiliser ou activez dans une application une fonctionnalité ou un paramètre nécessitant des renseignements de géolocalisation, votre position est transmise pour que vous puissiez utiliser les fonctionnalités qui nécessitent les renseignements sur la position. Les renseignements sur la position recueillis à ces fins sont utilisés uniquement pour fournir les fonctionnalités spécifiques nécessitant des renseignements sur la position. Vous pouvez choisir à tout moment de ne plus utiliser ces fonctionnalités applicatives.
Données concernant l’utilisation. Nos applications mobiles pour Android et iOS recueillent des renseignements anonymes concernant la performance de l’application, par exemple au sujet des pannes d’application. Bibliotheca utilise des services de diagnostic comme Crashlytics, une division commerciale de Google Inc., et New Relic pour fournir à nos développeurs d’applications mobiles des renseignements sur le fonctionnement des versions publiques et bêta de nos applications mobiles. Ces renseignements incluent, mais sans s’y limiter, les renseignements sur l’état de l’appareil, les identifiants uniques d’appareil, les renseignements sur le matériel et le SE, les renseignements concernant le fonctionnement d’une application ainsi que l’emplacement physique d’un appareil au moment d’une panne ou d’une erreur. Si vous ne souhaitez pas partager ces renseignements, vous pouvez choisir de ne plus les partager dans les paramètres de l’application.
Gestion des droits numériques d’Adobe. La gestion des droits numériques (DRM) d’Adobe peut être utilisée pour la protection du contenu de publication. Si le contenu est protégé par Adobe DRM, Adobe recueille des données sur l’utilisateur final pour la fonctionnalité DRM, et ces données sont transmises à Adobe directement. Les données sur l’utilisateur final spécifiques sont recueillies et transmises à Adobe directement, et la façon dont les données sont utilisées est décrite en détail dans la politique de confidentialité d’Adobe RMSDK à la page http://www.adobe.com/privacy/policies-business/adobe-rmsdk.html. bibliotheca décline toute responsabilité liée à la collecte et à l’utilisation des données sur l’utilisateur final par Adobe.
Adresse IP. Une adresse IP (des chiffres automatiquement attribués à votre ordinateur ou appareil quand vous utilisez Internet et qui peuvent varier d’une session à l’autre) est transmise à nos serveurs quand vous utilisez nos services. Nous pouvons stocker ces renseignements sur nos serveurs pendant jusqu’à un an. Nous pouvons utiliser ces renseignements à des fins commerciales, notamment pour le service à la clientèle, la prévention des fraudes, la sécurité de nos services, les études de marché ou l’amélioration de nos produits et services, ainsi qu’à des fins historiques, statistiques ou scientifiques.
Témoins et technologies semblables. Les « témoins » sont de petits morceaux d’information qui sont stockés sur votre disque dur ou dans la mémoire de votre appareil. Nous associons les renseignements que nous stockons dans les témoins aux informations de connexion que vous soumettez sur notre site. Nous pouvons utiliser à la fois des témoins temporaires (qui expirent lorsque vous fermez votre navigateur Web) et des témoins persistants (qui restent sur votre ordinateur jusqu’à ce que vous les supprimiez) pour vous offrir une expérience plus personnelle et interactive sur notre site Web.
Vous pouvez aussi configurer votre navigateur afin qu’il bloque tous les témoins, y compris les témoins associés à nos services, ou afin qu’il indique lorsque nous créons un témoin. Cependant, il est important de savoir que nombre de nos services pourraient ne pas fonctionner si vos témoins sont désactivés. Par exemple, il se pourrait que nous ne puissions pas mémoriser vos préférences relatives à la langue.
Comment nous utilisons les témoins et les technologies semblables :
Nous utilisons les renseignements recueillis au moyen des témoins et des technologies semblables pour améliorer votre expérience utilisateur et la qualité globale de nos services. Google Analytics est l’une des technologies semblables que nous utilisons pour ce faire.
Par exemple, en enregistrant vos préférences relatives à la langue dans un témoin, nous pouvons afficher nos services dans la langue que vous préférez au cours de votre session et des sessions subséquentes.
Google Analytics est l’outil d’analyse de Google qui aide les propriétaires de sites Web et d’applications à comprendre comment les visiteurs utilisent les sites et les services. Il peut utiliser un ensemble de témoins pour recueillir des renseignements et produire des rapports sur les statistiques d’utilisation du site Web sans identifier personnellement les visiteurs individuels pour Google.
Lisez le document Confidentialité de Google Analytics pour en savoir plus sur les données recueillies par Google Analytics.
Service et assistance. En plus de ce qui précède, bibliotheca et ses fournisseurs de services peuvent accéder à votre historique d’emprunt de livres et aux détails des transactions effectuées avec nos services dans le cadre des services et de la maintenance des services.
Inscription des clients. L’inscription des clients auprès de votre bibliothèque peut être possible dans l’application cloudLibrary. Si vous vous inscrivez auprès de votre bibliothèque à l’aide d’une application cloudLibrary, il se peut que vous fournissiez des informations nominatives (nom, adresse, date de naissance, courriel, etc.) qui seront transmises des serveurs de bibliotheca à votre bibliothèque. Si une adresse de courriel est fournie, bibliotheca peut l’utiliser pour compléter le processus d’inscription. bibliotheca ne stocke aucune donnée d’inscription des clients transmis à votre bibliothèque. bibliotheca décline toute responsabilité pour la collecte et l’utilisation de ces données par vos services bibliothécaires, ses partenaires ou ses sociétés affiliées.
4.
Fondements
juridiques du traitement de vos renseignements personnels
Les fondements principaux sur lesquels nous nous basons pour le
traitement des renseignements personnels de nos utilisateurs sont les
suivants :
a) Nécessaires pour conclure ou exécuter un contrat –
Afin de
remplir les obligations qui nous sont imposées pour vous offrir un service ou
afin de prendre des mesures, à votre demande, pour conclure un contrat avec
vous, nous pourrions devoir traiter vos données personnelles.
b) Nécessaires pour nous conformer à une obligation légale –
Nous sommes soumis à un certain nombre d’exigences légales qui peuvent
nécessiter que nous traitions vos données personnelles. La loi peut également
nous obliger à divulguer vos données personnelles à un organisme de
règlementation ou à un organisme d’application de la loi.
c) Nécessaires pour des intérêts légitimes – Il se peut
que nous, ou un tiers, devions traiter vos données personnelles pour nos
intérêts légitimes ou ceux d’un tiers, à condition que nous ayons établi que
vos droits et libertés, y compris votre droit à la protection de vos données
personnelles, ne priment pas sur ces intérêts. Nos intérêts légitimes incluent
la réponse aux demandes et aux requêtes de votre part ou d’un tiers,
l’optimisation de notre site Web et de l’expérience client, la transmission
d’informations concernant nos produits et nos services ainsi que la
vérification du déroulement approprié et efficace de nos opérations.
d) Consentement – Dans certaines circonstances, nous pourrions vous demander votre consentement au traitement de vos données personnelles d’une manière particulière.
5. Partage de vos renseignements personnels
Dans certaines circonstances, nous partageons vos renseignements personnels avec des tiers.
Nous pouvons partager vos renseignements de connexion (identifiant du client), votre adresse de courriel (pour les notifications de réservation) et votre historique de transactions liées aux livres avec la bibliothèque dont vous êtes membre à sa demande ou dans le cadre des services que nous lui offrons en vertu d’un contrat. Votre bibliothèque membre utilise ces renseignements pour tenir ses systèmes à jour et en conserver l’exactitude.
Nous pouvons partager votre identifiant de client et votre historique de transactions liées aux livres avec des tiers à la demande du système de votre bibliothèque locale. L’objectif de ce partage de données est l’intégration du catalogue, l’intégration de l’application bibliothécaire et le fonctionnement d’autres systèmes auxquels la bibliothèque pourrait devoir accéder, notamment pour la gestion de votre compte.
Votre bibliothèque peut être abonnée aux services de recommandation de livres. Nous pouvons partager votre historique de transactions liées aux livres dans le cadre de nos services avec ces services de recommandation de livres. Les recommandations de livres sont activées par votre bibliothèque membre, et votre historique de transactions liées aux livres est envoyé sans votre identifiant de client au service de recommandation de livres.
Si vous voulez demander une liste de tous les tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels, vous pouvez nous contacter aux coordonnées fournies à la fin de la présente politique.
6. Transfert de renseignements en dehors de l’EEE
En vertu du RGPD, nous sommes tenus de vous informer si nous transférons ou prévoyons transférer des renseignements que nous possédons à votre sujet dans des pays situés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Nous transférons actuellement de tels renseignements en dehors de l’EEE dans les circonstances suivantes :
a) lorsque vous vous êtes inscrit ou abonné aux services, aux membres de notre groupe d’entreprises œuvrant dans des pays situés en dehors de l’EEE pour leur permettre de vous informer des modifications ou des améliorations du site ou des produits ou des services que nous offrons;
b) aux serveurs qui sont actuellement situés aux États-Unis mais qui pourraient à l’avenir se trouver dans un autre pays en dehors de l’EEE.
Nous appliquons la même rigueur à la sécurité des données que nous possédons ou traitons ou qu’un tiers possède ou traite en notre nom en dehors de l’EEE. Nous avons pris des mesures pour nous assurer que nos filiales et sociétés affiliées ainsi que ceux qui traitent des données en notre nom respectent les clauses contractuelles standards approuvées par la Commission européenne afin de protéger les renseignements personnels qui sont transférés dans l’EEE et ailleurs ainsi qu’à partir de l’EEE et d’ailleurs.
Comme certains de nos serveurs se trouvent aux États-Unis, le transfert de toutes nos données en dehors de l’EEE est nécessaire pour que nous puissions faire fonctionner le site. Dans la mesure où des renseignements personnels sont fournis à des tiers situés en dehors de l’EEE ou qui accèderont aux renseignements en dehors de l’EEE, nous prenons des mesures pour nous assurer que les protections appropriées sont en place, comme les clauses contractuelles standards approuvées ou le bouclier de protection UE-États-Unis.
7.
Tiers de
confiance
Nous partagerons vos renseignements personnels uniquement avec des
tiers de confiance si nous leur avons confié le mandat d’offrir des services
que vous avez demandés et dans notre intérêt légitime, comme des services de TI
ou d’assistance professionnelle.
8. Organismes d’application de la loi ou de la règlementation
Comme il a déjà été mentionné, si nous recevons une demande d’un organisme d’application de la loi ou de la règlementation et que le RGPD et les autres lois l’autorisent, nous pouvons divulguer certains renseignements personnels à de tels organismes.
9. Nouveaux propriétaires de l’entreprise
Si nous ou notre entreprise fusionnons avec une autre entreprise ou société ou si nous ou notre entreprise sommes acquis par une autre entreprise ou société, nous partagerons vos renseignements personnels avec les nouveaux propriétaires de l’entreprise ou de la société et leurs conseillers.
10. Durée de conservation de vos renseignements
Nous conserverons vos renseignements personnels pendant la période nécessaire pour vous offrir les services ou aux fins mentionnées dans la présente politique de confidentialité.
Sauf mention contraire dans la présente politique d’une période plus courte, nous conservons vos renseignements pendant la durée du contrat de votre bibliothèque ou de votre entreprise avec nous. Au cas où votre bibliothèque ou votre entreprise résilierait nos services, puis les reprendrait et conclurait un contrat demandant que les données des utilisateurs soient restaurées, nous conservons ces données dans leur format d’origine ou dans des archives sécurisées (sauvegardes) pendant sept années supplémentaires ou moins. À ce moment-là ou avant, nous les anonymisons ou les supprimons.
Si vous souhaitez que vos données soient anonymisées avant la fin de cette période, nous le ferons sur demande ou à la demande de votre bibliothèque ou entreprise. Vous pouvez utiliser les coordonnées figurant à la fin de la présente politique pour présenter une demande. Pendant l’anonymisation des données, nous retirons votre adresse de courriel et anonymisons les renseignements de connexion que vous avez utilisés pour accéder au système.
11. Sécurité
Nous respectons vos renseignements et avons mis en place des mesures pour assurer la sécurité des renseignements que nous recueillons et stockons à votre sujet. Nous nous engageons à protéger vos données personnelles contre la divulgation ou l’accès non autorisé, y compris par l’utilisation de mesures de sécurité applicables aux réseaux et aux bases de données (bien qu’elles ne puissent pas toujours garantir la sécurité des données recueillies et stockées).
12. Enfants et parents
Les services ne sont pas conçus pour les personnes de moins de 13 ans et ne doivent pas être utilisés par celles-ci sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur. bibliotheca ne sollicite et ne recueille pas sciemment de renseignements personnels auprès ou à propos d’enfants au moyen des services, sauf dans la mesure permise par les lois applicables. Si votre enfant a soumis des renseignements personnels et que vous voulez demander qu’ils soient supprimés de nos dossiers, vous pouvez le faire en contactant les services bibliothécaires infonuagiques de bibliotheca à l’adresse ci-dessous.
13. Transferts par Internet
Comme Internet est un environnement mondial, l’utilisation d’Internet pour recueillir et traiter des données personnelles implique nécessairement la transmission internationale de données. Malheureusement, la transmission d’informations par Internet n’est pas totalement sécuritaire. Nous faisons tout notre possible pour protéger vos données personnelles, mais nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos données transmises sur notre site par des réseaux tiers. Les transmissions sont effectuées à vos propres risques. Une fois que nous avons reçu vos renseignements, nous utilisons des procédures et des mesures de sécurité strictes pour essayer de prévenir les accès non autorisés.
14. Pour les citoyens et les résidents de l’EEE : vos droits quant aux renseignements que nous possédons sur vous
Vous avez certains droits relativement aux renseignements personnels que nous possédons à votre sujet. Les détails de ces droits et la façon de les exercer sont présentés ci-dessous. Nous devons vous demander de prouver votre identité avant de pouvoir répondre à votre demande.
i. Droit d’accès
Vous avez le droit, à tout moment, de nous demander une copie des renseignements personnels vous concernant que nous possédons. Si nous avons de bonnes raisons et si le RGPD le permet, nous pouvons refuser votre demande d’une copie de vos renseignements personnels et certains éléments de la demande. Si nous refusons votre demande ou un élément de votre demande, nous vous expliquerons pourquoi.
ii. Droit de correction ou de finalisation
Si des renseignements personnels que nous possédons à votre sujet ne sont pas exacts, désuets ou incomplets, vous avez le droit de faire rectifier, mettre à jour ou compléter les données. Vous pouvez nous le faire savoir en communiquant avec nous par l’une des méthodes figurant à la section Nous joindre ci-dessous.
iii. Droit de suppression
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander que les renseignements personnels que nous possédons à votre sujet soient effacés, par exemple si les renseignements ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou traités ou si notre traitement des renseignements était basé sur votre consentement et qu’il n’y a plus de fondements juridiques sur lesquels baser notre traitement des renseignements.
iv. Droit de vous opposer au traitement ou de restreindre le traitement
Dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer à notre traitement de vos renseignements personnels en nous contactant. Par exemple, si nous traitons vos renseignements dans notre intérêt légitime et qu’il n’y a aucun fondement juridique convaincant sur lequel baser notre traitement qui pourrait avoir préséance sur vos droits et intérêts. Vous avez aussi le droit de vous opposer à l’utilisation de vos renseignements personnels à des fins de marketing direct.
v. Il se peut que vous ayez aussi le droit de restreindre notre utilisation de vos renseignements personnels, par exemple dans les cas où vous avez remis en question l’exactitude des renseignements et pendant que nous vérifions leur exactitude.
vi. Droit à la portabilité des données
Dans certaines situations, vous avez le droit de recevoir les renseignements personnels vous concernant que nous possédons dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Vous pouvez nous demander de transmettre ces renseignements à vous ou directement à une organisation tierce.
Le droit ci-dessus existe uniquement relativement aux renseignements personnels que vous nous avez fournis précédemment et que nous traitons par des moyens automatisés.
Nous sommes ravis que de telles demandes soient présentées, mais nous ne pouvons pas garantir la compatibilité technique avec les systèmes d’une organisation tierce. Nous ne pouvons pas non plus nous répondre aux demandes concernant les renseignements personnels d’autres personnes sans leur consentement.
Vous pouvez exercer l’un des droits ci-dessus en communiquant avec nous par l’une des méthodes figurant à la section Nous joindre ci-dessous.
La plupart des droits ci-dessus sont assujettis à des limitations et à des exceptions. Si nous ne pouvons pas répondre à une demande d’exercice de vos droits, nous vous expliquerons pourquoi.
vii. Consentement
Dans la mesure où nous traitons vos renseignements personnels avec votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en utilisant les coordonnées figurant à la section Nous joindre ci-dessous.
15. Plaintes
Si vous n’êtes pas satisfait de notre utilisation de vos renseignements personnels, vous pouvez nous joindre aux coordonnées ci-dessous :
Adresse de courriel : compliance@bibliotheca.com
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’un organe de supervision de votre pays ou État membre. Vous les trouverez ici : http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
16. Nous joindre : autres renseignements sur la protection des données et la confidentialité
Si vous avez des questions ou si vous voulez nous joindre à propos de notre traitement de vos renseignements personnels, y compris afin d’exercer vos droits ci-dessus, veuillez communiquer avec nous par l’une des méthodes ci-dessous.
Lorsque vous communiquez avec nous, vous devez prouver votre identité.
Si vous êtes un citoyen ou un résident de l’EEE, vous pouvez nous envoyer un courriel à compliance@bibliotheca.com en mettant dans l’objet « Politique de confidentialité cloudLibrary » ou nous écrire à l’adresse ci-dessous : Attn: Data Protection Officer, Bibliotheca Cloud Library, Landmark House, Station Road, Cheadle Hulme, Stockport, SK8 6BQ
Si vous vous trouvez ailleurs, vous pouvez nous écrire à : cloudsupport@bibliotheca.com en mettant dans l’objet « Politique de confidentialité cloudLibrary » ou nous écrire à l’adresse ci-dessous : Bibliotheca Cloud Library, Attn: Cloud Library Privacy Policy, 403 Hayward Ave North, Oakdale, MN 55128